FHS | Datenschutzerklaerung

1. Wer wir sind

Die Fiduciaire Horlogère Suisse SA (nachstehend FHS Group) ist eine Aktiengesellschaft nach Schweizer Recht mit Sitz in Biel, eingetragen im Handelsregister unter der Nr. CHE-105.790.611, mit Niederlassung in La Chaux-de-Fonds.

Das Dienstleistungsangebot der FHS Group umfasst unter anderem:

• Revisionsdienstleistungen,
• Beratung von Unternehmen und Privatpersonen
• Führen von Buchhaltungen und Lohnbuchhaltungen
• Steuerberatungen für Unternehmen und Privatpersonen

2. Grundlagen der Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.

Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen[1] und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen[2].

Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.

3. Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere: 

• Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten etc.;
• Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
• Betrieb der Website www.fhs-group.ch;
• Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
• Versand von Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen und Webinaren;
• Marketingaktionen und Versand von Newslettern

4. Welche Personendaten bearbeiten wir?

• Generelle Kontakt- und Grunddaten

Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.

Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:  

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-Nummer;

• E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).

Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:

• Daten zur Mandatsabwicklung

Für die Erbringung unserer Dienstleistungen, Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unserer Kundschaft bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
• Bei Unternehmen:
  • Rechtsform, Gesellschaftskapital und liberiertes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Revisionsstelle, Umsatz im In- und Ausland, erzielter Jahresumsatz pro Tätigkeitsbereich, Register-Nr.;
  • Zweigniederlassungen: Ort der Zweigniederlassung, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache;
  • Angaben über den Personalbestand: Fachbereiche, Anzahl Mitarbeitende bzw. Verantwortliche, Stellenprozente;
• Finanzielle Informationen;
• Risikobewertungsdaten:
  • Betreibungsregisterauszüge;
  • Leitung und Beherrschung des Unternehmens:
    • Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen;
    • Angaben über die am Unternehmen beteiligten Gesellschaften und Stiftungen: Firma, Sitz, Bereich, Beteiligungsgrad;
    • Angaben zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer;
  • Angaben zur Anstellung von Verantwortlichen bei Drittunternehmen und gegebenenfalls, Name, Vorname, Firma, Branche, Funktion und Beschäftigungsgrad der Anstellung;
  • Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen
• Zahlungsinformationen;
• Mandatsdaten wie:
  • Statuten, Protokolle, Verträge,
  • Mitarbeiterdaten (Lohn, Sozialversicherung),
  • Buchhaltungs- und Steuerinformationen,
  • besonders schützenswerte Personendaten [wie Daten zur Gesundheit, zur Religion, über den Bezug von Sozialhilfe, über Betreibungen oder Konkurse].
  • Identitätsdaten, wie z. B. Kopien von Ausweispapieren oder Pässen im Falle einer Firmengründung und zur Rechtfertigung gegenüber Behörden.

• Privatpersonen :
  • Daten, die für die Erstellung der Steuererklärung erforderlich sind.
  • Vermögensstand, Bankauszüge, Betreibungsauszüge
  • Erbschaften

Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer (vertraglichen) Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzu­halten.

Die Datenbearbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.

Die Daten werden in der Regel direkt von den Kunden kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang des Mandats können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.

• Daten für Mailings und Newsletter
  
  

Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Veranstaltungen, Publikationen usw.  (Marketingzwecke) sowie für den Versand von Newslettern bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;

Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unseres Kundestammes notwendig. Um unsere Dienstleistungen zu verbessern, werden Informationen im Zusammenhang mit Marketing, Mailings, und Newslettern werden auch statistisch ausgewertet. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu Marketingzwecken jederzeit widersprechen oder sich vom Empfang des Newsletters abmelden.

• Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen werden folgende Personendaten bearbeitet:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
• Informationen über den Arbeitgeber (wie Firma, Adresse, E-Mail-Adresse), Teilnehmende und Referenten;
• Unter Umständen Bilder oder Videos.
  • Daten über das Personal

Die folgenden Daten werden für die Verwaltung der Rekrutierung verarbeitet:

• Kontaktdaten und allgemeine Stammdaten gemäss Ziff. 4.1;
• Bewerbungsinformationen wie Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung von Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen, Referenzen;

Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet.

Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
• Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.;
• Informationen zur Familiensituation, zum Ehepartner und über Kinder;
• Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
• Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
• Finanzinformationen und Bankverbindungen;
• Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
• Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
• Zeit- und Ferienerfassung;
• Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz;
• Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge;

Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.

• Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen

• Server-Logfiles

Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:

• Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge,
• den benutzen Browser sowie das Betriebssystem,
• den Domainnamen des Providers,
• die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL),
• die Suchanfrage,
• die IP-Adresse.

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.

5. Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen

• Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

• Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.

Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen gespeichert. [Die Daten werden auf Servern in der Schweiz oder in Europa.

Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 8).

6. Social-Media-Kanäle

Wir verweisen (zudem) mittels Links auf unsere jeweiligen Social-Media-Kanäle. Dabei handelt es sich lediglich um einen statischen Verweis auf den jeweiligen Kanal. Wenn Sie sich mit unseren Social-Media-Kanälen verbinden, erhalten wir Informationen, welche in Ihrem Profil gespeichert sind (Kontaktinformationen) und allfällige Informationen über mit Ihnen befreundete Profile.

Zweck und Umfang der Datensammlung und die weitere Bearbeitung Ihrer Daten durch den Anbieter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der Anbieter.

• LinkedIn Corporation: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy»

7. Tracking-Technologie und IT-Tools von Drittanbietern

• Newsletter-Versand

Die Newsletter enthalten sog. «web-beacons», d.h. eine pixelgrosse Datei, die beim Öffnen des Newsletters abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen erhoben wie Informationen über den Browser und Ihr System sowie Ihre IP-Adresse und die Uhrzeit des Abrufs.

Diese Informationen dienen der technischen Verbesserung der Services anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und Ihres Leseverhaltens anhand der Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen den einzelnen Empfängern zugeordnet werden. Wir nutzen diese Informationen aber nur, um die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und die Inhalte anzupassen, um so den Newsletter zu verbessern.

Der Versanddienstleister kann die Daten der Empfänger in pseudonymer Form, d.h. ohne Zuordnung zu einem Nutzer, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für statistische Zwecke verwenden. Er nutzt die Daten unserer Newsletter-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben.

8. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (wie namentlich die Revisionsaufsichtsbehörde, Steuerbehörden etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten.

9. Ihre Rechte

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

10. Schlussbestimmungen

• Verantwortliche Stelle und Kontakt

Wir sind verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung, soweit nichts anders geregelt ist.

Der Datenschutzbeauftragte ist Herr Stéphane Droxler.

Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post an

DP&S Sàrl

DPO de FHS Group SA

Ch. De la Clé des Champs 8

2022 Bevaix

oder per E-Mail an

privacy@dps.expert

gesendet werden.

Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden. 

• Anpassungen der Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Website anpassen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 10. Oktober 2024 aktualisiert.

[1] Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz

[2]